2010年09月29日

間違いの発見方法

本日の夕方に、
申告書や決算書一式をお渡しするために、
ある会社を訪問しました

この会社は、
数日前に数値が確定していたのですが、
ある部分の数値の正確性に少しだけ疑問があったので、
「大丈夫でしょうか?」と、
私が、
会社の社長さんや担当取締役に質問しました

そうすると、
いろいろな問題点が判明し、
私が疑問に感じた数値が正しくないことが判明しました

その結果、
短期間で、
会社が正しい数値を算出して、
本日、
決算書の数値が確定して、
決算書や申告書をお渡しすることができました

では、
なぜ間違いを発見できたのか、
確認したいと思います。

1・手抜きをしない
会社の担当者の実務能力や、
この会社を担当した当事務所のスタッフの実績から考えると、
間違いが起きる可能性は非常に低い。

そこで、
書類のチェックをする私に、
悪魔がささやきます。

「簡単に、
短時間で、
チェックを終わらせてしまっても、
問題はないはずだ。

もう遅い時間だし、
疲れているから、
早く仕事を終わりにしたほうが、
幸せな気分になれるぞ。」

確かに、
書類作成の最終的な段階で、
私が問題点を発見することは、
過去の実績から考えても、
確率的に非常に低いです。

それでも、
悪魔のささやきに負けないで、
手抜きはしないで、
チェックをしないといけません。

2・分業する
書類の作成をする人とチェックする人は、
必ず別の人にしないといけません。

会社の担当者も、
当事務所のスタッフも、
期限までに書類の作成を完了させないといけないので、
目の前の作業のチェックはしても、
全社的な観点からのチェックをするのは、
困難です

したがって、
書類の作成をしていない人が、
書類の作成している人とは違った全社的な観点から、
チェックする必要があります。

3・比較をする
間違いを全社的な観点から発見する方法は、
いくつかあると思いますが、
当事務所で、
スタッフに実施するように要求しているのは、
比較です。

比較をすることによって、
前会計期間と大きな増減がある数値が発見できます。

もし、
大きな増減があり、
かつ、
会社の内外の状況から合理的に説明できないなら、
間違っている可能性があることになります

もっとも、
実務的には、
どれぐらいの金額が、
「大きい」増減に該当するのかを見極めないといけません

この「大きい」金額の判断基準は、
会社の売上高などから計算して、
一定の金額を設定するという方法があると思います。

しかし、
私は、
個人が、
実務の経験を積むことによって、
習得できると考えています。

4・問題点を徹底的に追及する
「この数字は間違っているのでは」と思ったら、
問題点を徹底的に追求しないといけません

「良く分からないけど、
これで大丈夫なんじゃないですか」的な、
緩い追及は、
本質的な問題点を隠していしまいます

今回は、
経営幹部の人たちが、
書類を用意したり、
担当者を呼び出して、
いろいろと質問して、
徹底的に追求した結果、
問題点が発覚しました。

今回の仕事は、
何度か書類や報告文を作成し直したりしたので、
表面的には苦労の多い仕事でしたが、
仕事の本質的な意味や、
自分自身の考え方・行動を見つめ直すことができて、
とても意味のある数日間となりました。

数値の計算や書類の作成に協力していただいた会社の皆様や当事務所のスタッフに感謝です

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